Gestoría administrativa: qué es, funciones y servicios

El trabajo de un gestor administrativo es de gran importancia, ya que permite que sus clientes estén al día de sus responsabilidades legales y fiscales. Si bien este profesional puede ser útil para el ciudadano de a pie, una gestoría administrativa es casi de obligada contratación para cualquier empresa.

En Assessor vamos a mostrarte todo lo que debes saber antes de contratar los servicios de una gestoría administrativa, conociendo qué es, así como sus funciones ¡Empezamos!

¿En qué consiste una gestoría administrativa?

La gestoría administrativa es una entidad empresarial cuyo cometido es el asesorar y, especialmente, gestionar los asuntos burocráticos de una empresa o, en otras palabras, los trámites de dichas empresas con las administraciones públicas.

Las áreas de esta gestoría pueden ser diversas, si bien las más comunes son:

• Fiscal
• Contable
• Laboral
• Jurídica

Una misma gestoría puede llevar varias áreas de una empresa, y siempre deberá informar a los clientes de cualquier circunstancia que pueda ocurrir durante el desarrollo de estas gestiones.

Tipos de gestores ¿Qué funciones hace un gestoría administrativa?

Dentro de una gestoría, pueden aparecer diferentes tipos de servicios. Antes de saber lo que puede abarcar o no, conviene que consultes a dicha gestoría sobre la variedad de funciones que puede ejercer.

Así, una gestoría puede contar con los siguientes gestores que mencionamos a continuación.

Gestores fiscales

Los trámites fiscales pueden ser difíciles para una persona que no tiene conocimientos en esta área. No obstante, un gestor puede encargarse de esta burocracia y, en muchos, puede que no sea necesaria la participación del cliente, lo que ahorra tiempo y dinero, además de posibles confusiones con la Agencia Tributaria.

• Elaboración y presentación de declaraciones fiscales: El gestor fiscal se encarga de elaborar y presentar las declaraciones fiscales de una empresa, asegurándose de que se cumplan las normativas fiscales y se presenten en plazo. destacan las referentes a las declaraciones que hay que presentar a Hacienda, como pueden ser la Declaración de la Renta anual, o la Declaración Trimestral del IVA. Además,
• Asesoramiento en materia fiscal: El gestor fiscal brinda asesoramiento a la empresa sobre temas fiscales como impuestos, retenciones, deducciones, entre otros. Con su conocimiento, por ejemplo, pueden ayudarnos a conseguir las máximas retenciones a aplicar en la cuenta de IRPF.
• Gestión de devoluciones de impuestos: El gestor fiscal se encarga de gestionar las devoluciones de impuestos a la empresa, asegurando que se cumplan los procedimientos legales.
• Gestión de inspecciones fiscales: El gestor fiscal se encarga de gestionar las inspecciones fiscales a la empresa, asegurando que se cumplan las normativas fiscales y se presenten los documentos necesarios.
• Gestión de sanciones fiscales: El gestor fiscal se encarga de gestionar las sanciones fiscales a la empresa, buscando una solución que sea satisfactoria para ambas partes.
• Asesoramiento en temas de cumplimiento normativo: El gestor fiscal brinda asesoramiento a la empresa sobre cumplimiento normativo, asegurando que se cumplan las normativas fiscales y se protejan los intereses de la empresa.
• Asesoramiento en temas de planificación fiscal: El gestor fiscal brinda asesoramiento a la empresa sobre temas de planificación fiscal, ayudando a la empresa a reducir sus cargas fiscales de manera legal.
• Asesoramiento en temas fiscales de ámbito internacional: El gestor fiscal brinda asesoramiento a la empresa sobre temas fiscales internacionales, como las implicaciones fiscales de las operaciones internacionales de la empresa, las reglas de doble tributación y la optimización fiscal en el ámbito internacional.
• Análisis y estudio de la normativa fiscal: El gestor fiscal se encarga de analizar y estudiar la normativa fiscal para mantenerse actualizado y poder brindar un asesoramiento preciso a la empresa.
• Participación en auditorías fiscales: El gestor fiscal puede participar en auditorías fiscales para asegurar que la empresa cumpla con las normativas fiscales y para detectar posibles problemas fiscales.

• Además, el gestor puede ayudar con posibles peticiones de la Administración Pública, de forma que el cliente pueda obtener los documentos necesarios, o que tenga un mediador frente a la administración de ser necesario.

En este caso, así como en algunos que hemos visto, el gestor tiene una función que engloba asesoramiento, ya que tiene que ayudar al cliente a entender su situación fiscal actual, así como la forma de resolver problemas fiscales si es que los tuviera.

Gestores laborales

Un gestor laboral realiza trabajos que engloban los trámites de los trabajadores de una empresa. Entre sus labores aparecen los siguientes cometidos:

• Elaboración y revisión de contratos laborales: El gestor laboral se encarga de elaborar y revisar los contratos laborales de una empresa, asegurándose de que cumplan con las normativas legales y sean adecuados para los intereses de la empresa. Además, también tramitan el alta y las bajas de los empleados.
• Asesoramiento en materia laboral: El gestor laboral brinda asesoramiento a la empresa sobre temas laborales como jornadas, salarios, vacaciones, entre otros.
• Gestión de nóminas: El gestor laboral se encarga de la gestión de las nóminas de los trabajadores de la empresa, asegurando que se cumplan los convenios estipulados.
• Gestión de seguridad y salud en el trabajo: El gestor laboral se encarga de garantizar que la empresa cumpla con las normativas relacionadas con seguridad y salud en el trabajo, y que se implementen las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los trabajadores.
• Gestión de permisos y licencias: El gestor laboral tiene el cometido de gestionar los permisos y licencias de los trabajadores de la empresa, asegurando que se cumplan las normativas legales.
• Gestión de conflictos laborales: El gestor laboral se encarga de gestionar los conflictos laborales que puedan surgir entre la empresa y sus trabajadores, buscando una solución que sea satisfactoria para ambas partes.
• Asesoramiento en temas de indemnización y despido: El gestor laboral brinda asesoramiento a la empresa sobre temas de indemnización y despido, asegurando que se cumplan las normativas legales.
• Asesoramiento en cumplimiento normativo: El gestor laboral brinda asesoramiento a la empresa sobre cumplimiento normativo, asegurando que se cumplan las normativas laborales y se protejan los intereses de la empresa. Así, ayudan a sus clientes a conocer sus derechos y obligaciones respecto a los convenios, contrataciones, despidos y condiciones laborales.

Aparte, también pueden hacer una previsión de los gastos para poder dar un asesoramiento más adecuado en materia de economía de cara a modificar o no la estrategia de crecimiento.

Gestores contables

Las funciones de un gestor contable dentro de una gestoría administrativa son esenciales para garantizar la correcta gestión financiera de las empresas que contratan los servicios de la gestoría. Estas son las funciones más importantes de un gestor contable:

• Elaboración y revisión de cuentas anuales: Un gestor contable se encarga de elaborar y revisar las cuentas anuales de una empresa, asegurándose de que cumplan con las normativas contables y fiscales aplicables.
• Elaboración de balances: El gestor contable se encarga de elaborar el balance de una empresa, lo que incluye el análisis y la interpretación de las cuentas y la situación financiera de la empresa.
• Control de la contabilidad: Un gestor contable se encarga de llevar la contabilidad de una empresa, lo que incluye la registración de las operaciones contables, la clasificación de las cuentas, y la elaboración de los estados financieros correspondientes.
• Asesoramiento fiscal y contable: El gestor contable brinda asesoramiento fiscal y contable a sus clientes, ayudándoles a cumplir con sus obligaciones fiscales y contables y a optimizar su situación fiscal.
• Gestión de impuestos: El gestor contable también tiene el cometido de la gestión de impuestos de la empresa, incluyendo la presentación de declaraciones fiscales y la gestión de posibles inspecciones fiscales.
• Control de la tesorería: El gestor contable se encarga de controlar la tesorería de la empresa, asegurándose de que se cumplan los pagos a tiempo y de que la empresa cuente con los fondos necesarios para hacer frente a sus obligaciones financieras.
• Análisis financiero: El gestor contable hace el análisis financiero de la empresa, lo que le permite determinar la situación financiera actual de la misma y proporcionar recomendaciones para mejorar su rentabilidad.
• Interacción con la administración: El gestor contable se encarga de la interacción con la administración, asegurándose de que la empresa cumpla con sus obligaciones legales y fiscales y gestionando posibles inspecciones o auditorías.

Gestores jurídicos

Un gestor jurídico dentro de una gestoría administrativa es un profesional encargado de llevar a cabo tareas relacionadas con la gestión jurídica de una empresa. Estas son algunas de las funciones más importantes de un gestor jurídico:

• Elaboración y revisión de contratos: Un gestor jurídico se encarga de elaborar y revisar los contratos de una empresa, asegurándose de que cumplan con las normativas legales y sean adecuados para los intereses de la empresa.
• Gestión de litigios: El gestor jurídico gestiona los litigios de una empresa, incluyendo la representación de la empresa ante los tribunales y la negociación de acuerdos.
• Asesoramiento jurídico: El gestor jurídico brinda asesoramiento jurídico a sus clientes, ayudándoles a cumplir con sus obligaciones legales y a tomar decisiones adecuadas para la empresa.
• Gestión de cumplimiento normativo: El gestor jurídico tiene como cometido garantizar que la empresa cumpla con las normativas legales aplicables, incluyendo las normativas de protección de datos, medio ambientales, laborales, o comerciales, entre otras.
• Elaboración de informes jurídicos: El gestor jurídico también elabora informes jurídicos sobre diversos temas relacionados con la actividad de la empresa, incluyendo los aspectos legales de un proyecto o inversión.
• Interacción con la administración: El gestor jurídico se encarga de la interacción con la administración, asegurándose de que la empresa cumpla con sus obligaciones legales y gestionando posibles inspecciones o auditorías.
• Protección de los derechos de propiedad intelectual: El gestor jurídico se encarga de proteger los derechos de propiedad intelectual de la empresa, incluyendo la gestión de patentes, marcas y derechos de autor.
• Asesoramiento en fusiones y adquisiciones: El gestor jurídico brinda asesoramiento en las fusiones y adquisiciones de empresas, asegurándose de que se cumplan las normativas legales y se protejan los intereses de la empresa.

¿Cuáles son las características que debe tener un gestor administrativo?

Un gestor administrativo es un profesional encargado de llevar a cabo trámites administrativos en nombre de otras personas o empresas. Para desempeñar su labor con éxito, es importante que cuente con ciertas características y habilidades:

• Conocimientos técnicos: Un gestor administrativo debe tener una formación específica en materia de gestión administrativa y estar al día en cuanto a las normativas y requisitos legales aplicables a su ámbito de actuación.
• Habilidades de organización: Un gestor administrativo debe ser capaz de planificar y organizar sus tareas de manera eficiente para poder cumplir con los plazos establecidos.
• Habilidades de comunicación: Un gestor administrativo debe ser capaz de comunicarse de manera clara y eficaz tanto con sus clientes como con las diferentes administraciones públicas.
• Capacidad de resolución de problemas: Un gestor administrativo debe ser capaz de analizar situaciones complejas y encontrar soluciones eficaces a los problemas que surgen.
• Discreción y confidencialidad: Un gestor administrativo debe ser capaz de manejar información confidencial de manera discreta y respetando la privacidad de sus clientes.
• Responsabilidad y compromiso: Un gestor administrativo debe ser responsable y comprometido con su trabajo y con sus clientes, y estar dispuesto a asumir las consecuencias de sus acciones.
• Adaptabilidad: Un gestor administrativo debe ser capaz de adaptarse a los cambios y actualizarse constantemente para poder ofrecer un servicio de calidad.

Cabe resaltar que, en España, los gestores deben estar inscritos en el Colegio de Gestores Administrativos, además de tener la formación universitaria adecuada.

¿Qué debe saber un gestor para desempeñar correctamente su trabajo?

Para desempeñar su labor con éxito, es importante que un gestor conozca y sepa manejar los siguientes aspectos:

• Normativas y requisitos legales: Un gestor administrativo debe conocer las normativas y requisitos legales aplicables a su ámbito de actuación, tales como la Ley de Gestores Administrativos, o el Real Decreto del Ministerio de Administraciones Públicas en España, entre otras.
• Trámites administrativos: Un gestor administrativo debe conocer los trámites administrativos que puede llevar a cabo en nombre de sus clientes, como solicitudes de permisos, licencias, presentación de impuestos, etc.
• Herramientas y tecnologías: Un gestor administrativo debe estar familiarizado con las herramientas y tecnologías necesarias para llevar a cabo sus tareas, como pueden ser los programas de contabilidad, sistemas de gestión de documentos y plataformas de presentación de trámites en línea.
• Áreas específicas: Un gestor administrativo puede especializarse en áreas específicas como fiscal, contable, laboral o jurídica. En ese caso, debe conocer las normativas y procedimientos específicos relacionados con estas áreas.

Marco legal de las gestorías administrativas en España

En España, las gestorías administrativas están reguladas por la Ley de Gestores Administrativos y el Real Decreto del Ministerio de Administraciones Públicas. Esta legislación establece las normas y requisitos para el ejercicio de la actividad de gestión administrativa en España.

Según la ley, para poder ejercer como gestor administrativo es necesario contar con un título universitario o una formación específica en materia de gestión administrativa.

Además, es necesario estar inscrito en el Colegio de Gestores Administrativos correspondiente, el cual es el encargado de velar por el cumplimiento de la normativa y de garantizar la calidad de los servicios que ofrecen los gestores administrativos.

La actividad de las gestorías administrativas está sujeta a una serie de obligaciones, entre las que se encuentran:

• Mantener una serie de libros y registros contables.
• Llevar una contabilidad detallada de las operaciones realizadas.
• Conservar los documentos originales de los trámites realizados durante al menos cinco años.
• Comunicar a la autoridad laboral y fiscal cualquier cambio en el establecimiento o en la titularidad de la gestoría.

Además, las gestorías administrativas están obligadas a mantener un seguro de responsabilidad civil profesional para cubrir los posibles daños causados a terceros como resultado de su actividad.

Es importante asegurarse de que la gestoría administrativa que se contrata cumpla con todos los requisitos legales y esté inscrita en el Colegio correspondiente antes de contratar sus servicios.

Diferencias entre gestoría y asesoría

Las asesorías clásicas ofrecen servicios más reducidos, que se limitan a las áreas fiscal, laboral y contable. No obstante, una gestoría va más allá, pudiendo controlar más trámites, como puedes ser el alta y baja de trabajadores, o los documentos para la constitución de una empresa.

Además, hay que recalcar que el gestor administrativo, como oficio, tiene una regulación más fuerte que la de asesor. De hecho, es necesario formar parte del Colegio de Gestores Administrativos, así como un título universitario que puede ser:

• Grado en Derecho
• Grado en Administración y Dirección de Empresas
• Grado en Economía

Ahora bien, hay que recalcar que la asesoría y la gestoría se complementan entre sí, por lo que cada vez es más común que una asesoría sea también gestoría, y viceversa. La gestoría está más especializada en la parte práctica de una tramitación, mientras que la asesoría está más orientada hacia la guía personalizada del cliente.

De hecho, como habrás podido ver en las funciones de los diferentes gestores, sus cometidos son, tanto de gestor, como de asesor.

Por ello, contar con una asesoría y gestoría puede ayudarnos a tener una misma solución para muchos problemas. Aquí es donde Assessor, asesoría y gestoría, entra en escena.

Assessor, la perfecta unión de asesoría y gestoría

Como has podido ver, la gestoría administrativa es una parte muy importante a tener en cuenta para la creación o el correcto desarrollo de una empresa. Por ello, evita problemas legales y céntrate al 100% en tu negocio de la mano de Assessor.

Seas autónomo o Pyme, Assessor es la solución que buscas. Somos asesoría y gestoría en las áreas fiscal, laboral, contable y tributaria. No lo dudes y consulta nuestros planes para Pymes y para autónomos.

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