Hay diferentes formas para que las empresas legalmente «paguen menos impuestos a la Agencia Tributaria». Una de las formas es deducir los gastos relacionados con las actividades empresariales.
Para que los gastos puedan ser deducidos estos deben cumplir una serie de requisitos. En este artículo, aprenderemos cuáles son dichos requisitos para que los gastos sean deducibles. ¡Sigue leyendo!
¿Qué son los gastos deducibles?
Los gastos deducibles son gastos que se «sustraen» de los ingresos brutos para obtener un beneficio, mediante la rebaja de impuestos. Por lo tanto, podemos asegurar que los gastos deducibles de una empresa representan indirectamente una inyección económica a la misma, por lo que lo mejor es comprender este tema para optimizar al máximo el escenario fiscal empresarial.
Aunque estamos hablando de un concepto que se puede entender de forma sencilla, en ocasiones, su implementación es complicada, ya que hay muchas variables en juego.
Requerimientos para poder deducir gastos
- En primer lugar, el gasto debe estar relacionado con la actividad económica que se desarrolla. Es decir, los gastos a deducir deben ser específicos de la actividad.
- Los gastos deben estar vinculados con la actividad empresarial y deben ser indispensables para desarrollarla.
- Cualquier gasto debe ser justificado por prueba documental. Por ejemplo: facturas, nóminas, recibos, o escrituras públicas (las facturas se configuran como el medio de prueba preferente, pero no es el único).
Es decir, estos gastos deben ser probados y reconocidos sin lugar a dudas. Deben ser confiables y pagados con recursos de los contribuyentes.
Los gastos en la contabilidad de la empresa
Para que el gasto sea deducible, debe constar o estar registrado en la contabilidad, el cual por obligación debe llevar el contribuyente que realiza la actividad económica.
Es decir, el gasto debe reflejarse en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio proporcionado. Los gastos no contabilizados no se pueden calcular en la base imponible.
Además, salvo contadas excepciones, los gastos deben devengarse durante el mismo período impositivo correspondiente.
Además de los requisitos contables y relacionados con la facturación, el carácter deducible del gasto en evaluación depende de la ejecución eficiente del servicio o actividad que motivó el pago, teniendo a su vez el gasto resultante necesario para generar los ingresos correspondientes.
¿Qué gastos no son deducibles?
Los gastos que no estén respaldados o justificados con una factura, como un ticket, y donde no se refleje tu nombre, no son deducibles. Lógicamente, tampoco son deducibles aquellos que correspondan a gastos de tu vida personal, puesto que deben pertenecer al desarrollo de actividades profesionales.
¿Qué pasa si deducimos gastos que no cumplen los requisitos legales?
Si no cumples con estos requisitos, o si están claramente clasificados como gastos no deducibles aquellos que no lo son, puedes estar sujeto a sanciones administrativas, con multas que pueden llegar a ser muy altas.
Consideraciones finales
Una de las tareas más importantes de una entidad es administrar los gastos en que incurre en el desarrollo de sus actividades comerciales.
Ahora bien, es comprensible que sigas teniendo dudas sobre estos documentos, por lo que es probable que necesites ayuda en estas materias. El «ahorro fiscal” y la optimización de costos se encuentran entre los mayores desafíos que enfrentan las empresas.
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