¿Pensando en incorporar a un trabajador a tu pyme? Añadir nuevo talento no solo conlleva el pago del salario acordado, sino que también implica una serie de costes adicionales que muchas veces se pasan por alto. Conocer en detalle el coste del trabajador para la empresa es clave para tomar decisiones financieras acertadas, fijar correctamente tus precios y evaluar si estás en condiciones de asumir una nueva contratación.
En este artículo te explicamos cómo calcular el coste de un trabajador para la empresa, qué elementos lo componen, cómo afecta una baja médica o el despido, y qué estrategias puedes aplicar para ahorrar en el proceso.
¿Qué es el coste real de un trabajador?
El coste real de un trabajador —también conocido como coste laboral— representa todo lo que la empresa paga por ese empleado, más allá del salario que recibe en su nómina. Este coste se distribuye aproximadamente así:
- 70% corresponde al salario bruto mensual.
- 20% se destina a cotizaciones a la Seguridad Social.
- 10% se puede considerar en indemnizaciones, formación u otros gastos derivados del empleo.
De forma práctica: si un trabajador tiene un salario bruto de 1.500 €, el coste para la empresa del trabajador superará los 2.000 € mensuales.
Cómo calcular el coste del trabajador para la empresa
Para calcular el coste empresa nómina, no basta con mirar el salario acordado. Hay que sumar:
- Salario bruto mensual.
- Cotizaciones empresariales a la Seguridad Social.
- Complementos: dietas, retribución flexible, seguros médicos, etc.
- Costes indirectos: formación, herramientas de trabajo, espacio físico, etc.
Las cotizaciones empresariales varían en función del tipo de contrato y del convenio colectivo. Para 2025, los principales porcentajes a aplicar sobre la base de cotización son:
- Contingencias comunes: 23,60%
- Desempleo: 5,50% (contrato indefinido) o 6,70% (temporal)
- Formación profesional: 0,60%
- FOGASA: 0,20%
- Mecanismo de equidad intergeneracional (MEI): 0,67%
Ejemplo real:
Si contratas a una persona con un sueldo bruto de 1.800 € al mes, la cuota empresarial total a la Seguridad Social será de unos 600 €. En total, el coste del trabajador para la empresa rondará los 2.400 € mensuales.
¿Qué pasa si el trabajador causa baja médica?
El coste para la empresa de un trabajador de baja depende del tipo de baja y del tiempo de duración. En caso de baja por enfermedad común:
- Días 1 a 3: sin obligación de pago.
- Días 4 a 15: la empresa paga el 60% de la base reguladora.
- Días 16 a 20: sigue pagando el 60%, aunque puede solicitar devolución.
- A partir del día 21: el INSS paga el 75%, pero la empresa adelanta el importe.
Esto puede suponer un coste considerable si se prolonga la situación. Además, algunas empresas, por convenio, deben complementar el 100% del salario desde el primer día.
Costes adicionales a considerar
Cuando decides contratar a alguien, hay que tener en cuenta otros costes más allá de la nómina y la Seguridad Social:
➤ Coste de reclutamiento
Desde la publicación de la oferta hasta las entrevistas y el proceso de selección.
➤ Formación e integración
El tiempo invertido por el equipo en enseñar y adaptar al nuevo trabajador.
➤ Recursos materiales
Ordenador, licencias de software, teléfono, puesto de trabajo, uniformes…
➤ Costes por despido improcedente
Si finalizas la relación laboral, deberás asumir el pago de indemnizaciones y posibles cotizaciones pendientes.
Medidas para reducir el coste de contratación
No siempre es posible reducir el salario o las cotizaciones, pero sí puedes optimizar la contratación aplicando algunas medidas:
- Usa software de selección de personal para reducir tiempos y costes.
- Valora la opción freelance para tareas puntuales o especializadas.
- Fomenta el teletrabajo para ahorrar en espacio y suministros.
- Implanta un control eficiente de horarios para evitar horas extra innecesarias.
- Revisa bonificaciones y reducciones disponibles por contratación de ciertos perfiles.
¿Cómo afecta esto a la estrategia de tu pyme?
Conocer el coste de seguridad social de un trabajador para la empresa y el total real mensual te permite tomar decisiones con fundamento:
- Saber cuántos empleados puedes permitirte.
- Calcular bien el precio de tus productos o servicios.
- Negociar mejor con tus clientes o con el propio trabajador.
- Planificar los recursos humanos de tu empresa a corto y medio plazo.
Assessor te ayuda a contratar con seguridad
En Assessor estamos especializados en asesoría laboral para pymes. Te ayudamos a:
- Calcular con precisión el coste para la empresa de un trabajador.
- Elaborar planes de recursos humanos realistas.
- Tramitar altas, bajas y nóminas mensuales.
- Optimizar costes y evitar sanciones por errores administrativos.
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Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Qué diferencias hay entre el salario neto, bruto y el coste empresa?
- Salario neto: es lo que el trabajador cobra “en mano” cada mes, tras restar IRPF y Seguridad Social.
- Salario bruto: es el importe antes de esas retenciones.
- Coste empresa: es el salario bruto más las cotizaciones que paga la empresa por el trabajador. Esta cifra suele ser entre un 30% y un 40% superior al neto que ve el empleado.
¿Se paga lo mismo en cotizaciones por todos los trabajadores?
No. El coste de seguridad social de un trabajador para la empresa varía según:
- El tipo de contrato (temporal o indefinido).
- El grupo de cotización.
- La edad o situación del trabajador (jóvenes, mayores de 52, discapacidad…).
- El convenio colectivo.
Además, algunas contrataciones tienen bonificaciones o reducciones que disminuyen este coste durante un tiempo.
¿Puedo saber si me compensa más contratar o subcontratar?
Sí. Para proyectos puntuales o perfiles técnicos muy específicos, puede salir más rentable contratar a un freelance. En cambio, si el trabajo requiere continuidad, control horario o pertenencia al equipo, es mejor optar por un contrato laboral. Un buen análisis de coste por hora trabajada te ayudará a tomar la mejor decisión.
Fuentes consultadas
- GetQuipu. (2025). ¿Cuánto cuesta contratar a un trabajador? Recuperado el 6 de mayo de 2025 de
https://getquipu.com/blog/cuanto-cuesta-contratar-un-trabajador/. - Instituto Nacional de Estadística. (2025). Encuesta Trimestral de Coste Laboral (ETCL). Recuperado el 6 de mayo de 2025 de
https://www.ine.es/dynt3/inebase/es/index.htm?padre=9819&capsel=9820. - Personio. (2025). Coste de trabajador para la empresa: fórmula + desglose actualizado. Recuperado el 6 de mayo de 2025 de
https://www.personio.es/glosario/coste-de-trabajador-para-empresa/. - Seguridad Social – Gobierno de España. (2025). Prestación por incapacidad temporal. Recuperado el 6 de mayo de 2025 de
https://www.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/InformacionUtil/44539/44667. - Cuatrecasas. (2025). Actualización de los costes laborales para 2025. Recuperado el 6 de mayo de 2025 de
https://www.cuatrecasas.com/es/esp/art/actualizacion-de-los-costes-laborales-para-2025.
